Sobre o Sirca


Metodologia de alimentação do Banco de Dados  – SIRCA


O Sistema de Registro, Controle e Acesso ao Acervo (SIRCA) apresenta um módulo de cadastramento compatível com as séries documentais determinadas por um plano de classificação que é o eixo do sistema, um módulo de pesquisa interna e outro de saída de relatórios.

O módulo de cadastramento é iniciado pela indicação no Plano de Classificação, onde além da inserção do documento na sua respectiva categoria hierárquica – FUNDO, SUBFUNDO, GRUPO, SUBGRUPO, SÉRIE, SUBSÉRIE, DOSSIÊ -, existe uma guia para cada nível de descrição arquivística. Uma vez indicada a categoria no plano, o documento é catalogado em planilha específica a partir da série documental.


A indicação da série ou subsérie documental disponibiliza o acesso ao catálogo, que ao abrir já indica a classificação daquele item documental, uma vez que essa operação já foi efetuada no momento da entrada no banco de dados.


Os formulários de cadastramento têm um desenho onde é possível através das guias – LOCALIZAÇÃO, IDENTIFICAÇÃO, DESCRITORES agrupar os itens de catalogação.


Na guia LOCALIZAÇÃO temos: física (sala, tipo de móvel e número, prateleira ou gaveta e número, tipo de invólucro e número); digital (tipo de mídia e código); microfilme (arquivo, gaveta, bobina e fotograma).


Na guia IDENTIFICAÇÃO temos: os Dados Comuns (data, assunto ou título, interessado, espécie documental, estado de conservação e observações) e os Dados Específicos, onde o formulário apresenta os campos apropriados às especificidades de cada série documental. Também uma guia para Plantas e Desenhos quando for o caso e outra para a Imagem Digitalizada.


Na guia DESCRITORES temos as tabelas para a inserção de descritores temáticos, onomásticos e geográficos, com a possibilidade de cadastramento de vários itens, visando a construção dos índices e vocabulários de termos.


O Módulo Pesquisa é constituído de duas modalidades, a Simples e a Combinada. A pesquisa simples possibilita a consulta por categoria do plano de classificação, tipo de descritor, data específica, data limite, número de processo, caixa e assunto. A pesquisa combinada possibilita o cruzamento do plano de classificação com os descritores, com a data, com o assunto e os descritores com a data e ainda o assunto com a data.


O Módulo de Relatórios está em fase de elaboração. Os relatórios servirão às atividades de administração do acervo e também para a emissão de certidões para os consulentes e munícipes. Planeja-se para a 2ª fase deste projeto a mudança do software originário Access para o Mysql, um software livre, visando a disponibilização do banco de dados na Internet de uma maneira mais compatível e otimizada com os recursos tecnológicos atualmente disponíveis.

O Sistema de Registro, Controle e Acesso ao Acervo (SIRCA) apresenta um módulo de cadastramento compatível com as séries documentais determinadas por um plano de classificação que é o eixo do sistema, um módulo de pesquisa interna e outro de saída de relatórios.