Manual de Preenchimento Formulário 1 – Planilha de cadastramento de informações textuais

Data: registre a data exata grafada no documento: 18 de maio de 1906; maio de 1906; 18/05/1906; 1906; ou se não existir data registre: s/d.
Se não for possível identificar a data completa, registre (?) para a parte não identificada. Exemplos: (?) de maio de 1906 ou 23 de (?) de 1906 ou 18 de outubro de (?).
Se for identificada alguma data em outros documentos contidos no conjunto registre entre colchetes.

Ano: registre somente o ano (facilita a consulta por períodos); se não existir o ano registre: s/d; se o ano for atribuído registre entre colchetes. [1906].

Espécie Documental: tabela para a indicação da espécie documental (que é o que o documento é): processo, relatório, alvará, planta, oficio, comunicado, requerimento, projeto, carta, solicitação etc. No caso de Obras Particulares trata-se mais comumente de Processo ou Requerimento.
Processo
Relatório
Alvará
Somente Prancha – se for o caso de constar somente o desenho técnico. Também terá que ser preenchida a planilha de informações gráficas.
Ofício
Comunicado
Requerimento
Requerimento / Prancha
Diversas: no caso de existir mais de uma espécie documental, registre e indique nos campos específicos.
Outro: no caso de ser uma espécie não indicada na tabela, registre e indique o nome ao lado.

Observação importante: Um Processo é um dossiê composto de documentos de várias espécies. Esses documentos são agrupados em seqüência e numerados, pois cada um deles é que vai registrando as decisões necessárias para que a ação ou a atividade proposta possa se desenvolver e chegar a uma decisão dentro das normas de determinada instituição. Atualmente a grande maioria das atividades da administração pública se verifica por meio de processos administrativos. No caso da administração pública municipal da cidade de São Paulo esta pratica começa a ocorrer com mais freqüência a partir de 1906. Portanto, no período do objeto do nosso projeto, ainda não se tinha definições precisas de quais eram os documentos necessários para registrar as solicitações do munícipe quando este requeria da municipalidade a autorização para a realização de uma obra.

Nº. do Processo: registre o número do processo ou do requerimento dado pela administração municipal, se não tiver registre: s/n.

Quantidade de Documentos: registre o número de documentos contidos no conjunto documental descrito, incluindo o número de pranchas.

Interessado: registre o nome do interessado, aquela pessoa que requer a solicitação, o requerente; se não tiver registre: Não consta. Se for possível somente identificar parte do nome, registre como no documento e para a não identificada registre a seguinte notação (?).

Assunto: registre o motivo completo da solicitação.
Proprietário: registre o nome do proprietário, se não estiver indicado, registre: Não consta. Se for possível somente identificar parte do nome, registre como no documento e para a não identificada registre a seguinte notação (?).
Se o nome do proprietário estiver somente na prancha e o endereço for exatamente o mesmo, registre o nome.

Construtor: registre o nome do engenheiro, arquiteto, mestre de obras, enfim o profissional responsável pela obra; se não tiver, registre: Não consta. Se for possível somente identificar parte do nome, registre como no documento e para a não identificada registre a seguinte notação (?).
Se o nome do construtor estiver somente na prancha, registre o nome entre colchetes.

Autor do projeto: registre o nome do engenheiro, arquiteto, mestre de obras, enfim a autoria do projeto; se não tiver, registre: Não consta. Se for possível somente identificar parte do nome, registre como no documento e para a não identificada registre a seguinte notação (?).
Se o nome do autor estiver somente na prancha, registre o nome entre colchetes.

Notação AHM: registre o código de nomeação dado pelo AHM, assim determinado: Nome da Série Documental / Ano / Número de ordenamento do documento no arranjo.
Exemplo: OP/1906/000001

Notação pré-existente: registre se para o documento já foi indicada uma notação pelo AHM.

Endereço: registre tal e qual está grafado no documento.
O endereço atual não é para ser registrado agora, deverá ser pesquisado e registrado ao final do projeto.

Observação importante: Para efeito de ordenação física dos documentos, posto que esta é determinada pelo nome de logradouro em ordem alfabética deverá ser respeitada a grafia atual mas não a nomeação atual.
Exemplo: Se aparecer Rua Arnaldo e Rua Doutor Arnaldo prevalece para efeitos de ordenação Doutor Arnaldo.
Se aparecer Rua de San José e Rua de São José (que atualmente é Rua Líbero Badaró) para efeitos de ordenação ficará Rua de São José.

Lembrete: Rua, Avenida, Ladeira, Alameda, Via, Viela, Travessa, Beco e outros são tipos de logradouros e não compõem sua nomeação. Já, os títulos, como Doutor, São, Dona, Professor, Dom, Barão, Marques, Ministro e outros são incorporados na nomeação do logradouro.

Usos: tabela para registrar o uso da obra
Residencial
Residencial / Alinhamento
Comercial
Misto
Industrial
Urbanização – para infra-estrutura, como alinhamento, nivelamento, calçamento, muro, etc
Lazer
Religioso
Serviço – quando a obra for utilizada em atividades com escolas, creches, escritórios, hotel etc
Não identificado
Outro: no caso de ser um tipo de uso não indicado na tabela, registre e indique o nome ao lado.

Estado de conservação:
Bom
Regular
Ruim

Observações: para registrar algo que for relevante e não tiver nenhum campo específico, como por exemplo: se no documento tiver menção explícita de indeferimento, se existir somente um croqui da obra no próprio documento, se existir mais de um requerimento, se existir a data do alvará.
Procure inserir a informação dada pelo documento e cite entre “aspas”.


Descritores: também conhecidos como palavras-chave ou indexadores – eles existem para a construção dos índices necessários à elaboração dos instrumentos de pesquisa do conjunto documental que foi descrito e também porque por meio deles se consegue uma melhor agilização na consulta informatizada.

Temáticos (O QUÊ É): registre os principais temas geralmente uma ou mais palavras chaves retiradas do assunto. Exemplo: vilas operárias, reformas, construções, ampliações, conjuntos habitacionais, edifícios, armazéns, quitandas, bares, lavanderias, sapateiros, oficinas, clubes, metalúrgicas, gráficas, matadouros, cinemas, etc.
Utilize também, esse descritor para registrar o nome da obra quando está definida, por exemplo: Palacete São Paulo, Hospital Santa Casa, Escola Rodrigues Alves, Edifício Copam, mesmo que este esteja expresso no título da prancha.

Onomásticos (QUEM): utilize esse descritor para registrar todo e qualquer nome que aparece no documento original, que não tiverem campos específicos para tal.

Geográficos (ONDE): utilize esse descritor para registrar o bairro, o distrito, o lugar mais geral da edificação.

Observação importante: A indicação dos descritores deverá ser realizada sempre em conjunto com a coordenadora, pelo menos no início do trabalho, até que os nomes estejam razoavelmente estabelecidos. A consolidação dos descritores será realizada durante o desenvolvimento dos trabalhos.

 

(No verso)

Localização física do original: registre somente quando a documentação for devolvida ao acervo e tiver determinada sua localização definitiva.
Sala:
SS - Sala 01
SS - Sala 02
SS - Sala 03
SS - Sala 14 LE
SS - Sala 14 LD
SS - Sala 05
SS - Sala 06
T - Sala 15
T - Sala 16
T - Sala 18
T - Sala 24

Móvel:
Estante     Nº.
Armário     Nº.
Mapoteca  Nº.

Prateleira   N.º
Gaveta      Nº.

Caixa/Volume: registre o número da caixa.

Localização do microfilme: se existir microfilme do original descrito, registre o número da bobina.

Localização da mídia digital: registre o número do DVD, após o término da digitalização dos documentos.