Sobre o Sirca
O Arquivo Histórico Municipal "Washington Luís" é entidade de direito público vinculado ao Departamento do Patrimônio Histórico da Secretaria Municipal de Cultura. Opera como órgão especializado de apoio informativo à administração e a pesquisa social, desenvolvendo atividades voltadas para o gerenciamento dos arquivos municipais e para a preservação da memória de São Paulo. Seu acervo compõe-se de conjuntos documentais que remontam ao século XVI até processos públicos de 1921. O acervo tem aproximadamente 4.500.000 documentos textuais e gráficos que registram atos do poder público. Deles destacam-se os fundos: Câmara Municipal de São Paulo, Intendências Municipais, Prefeitura Municipal de São Paulo, Comissão do IV Centenário da Cidade de São Paulo e Fundos Particulares, entre eles o do Escritório Técnico Severo e Villares.
As Séries Documentais de maior interesse para os arquitetos incluem os projetos arquitetônicos de obras públicas e particulares (residenciais, institucionais, comércio e serviços), submetidos à aprovação de 1870 a 1920. Parte da Série das Edificações Particulares e o Fundo Particular Severo e Villares estão sendo os focos do Projeto de Pesquisa em Políticas Públicas “Arquivo Histórico Municipal: a cidade de São Paulo e sua arquitetura”, numa parceria entre o AHMWL e a FAUUSP, financiada pela FAPESP.
Desde 2003, o AHMWL desenvolve um instrumento de pesquisa informatizado para as atividades de descrição documental, ancoradas nas normas internacionais contempladas na Norma ISAD-G - o Sistema de Registro, Controle e Acesso ao Acervo (SIRCA).
O Sistema de Registro, Controle e Acesso ao Acervo (SIRCA) foi desenvolvido por Jorge Lody, funcionário do Arquivo, contando com a consultoria técnica na área de arquivística de a historiadora do CEDEM Solange de Souza, do CEDEM (Centro de Documentação e Memória da Universidade Estadual Paulista – UNESP).
Metodologia de alimentação do Banco de Dados – SIRCA
O Sistema de Registro, Controle e Acesso ao Acervo (SIRCA) apresenta um módulo de cadastramento compatível com as séries documentais determinadas por um plano de classificação que é o eixo do sistema, um módulo de pesquisa interna e outro de saída de relatórios.
O módulo de cadastramento é iniciado pela indicação no Plano de Classificação, onde além da inserção do documento na sua respectiva categoria hierárquica – FUNDO, SUBFUNDO, GRUPO, SUBGRUPO, SÉRIE, SUBSÉRIE, DOSSIÊ -, existe uma guia para cada nível de descrição arquivística. Uma vez indicada a categoria no plano, o documento é catalogado em planilha específica a partir da série documental.
A indicação da série ou subsérie documental disponibiliza o acesso ao catálogo, que ao abrir já indica a classificação daquele item documental, uma vez que essa operação já foi efetuada no momento da entrada no banco de dados.
Os formulários de cadastramento têm um desenho onde é possível através das guias – LOCALIZAÇÃO, IDENTIFICAÇÃO, DESCRITORES agrupar os itens de catalogação.
Na guia LOCALIZAÇÃO temos: física (sala, tipo de móvel e número, prateleira ou gaveta e número, tipo de invólucro e número); digital (tipo de mídia e código); microfilme (arquivo, gaveta, bobina e fotograma).
Na guia IDENTIFICAÇÃO temos: os Dados Comuns (data, assunto ou título, interessado, espécie documental, estado de conservação e observações) e os Dados Específicos, onde o formulário apresenta os campos apropriados às especificidades de cada série documental. Também uma guia para Plantas e Desenhos quando for o caso e outra para a Imagem Digitalizada.
Na guia DESCRITORES temos as tabelas para a inserção de descritores temáticos, onomásticos e geográficos, com a possibilidade de cadastramento de vários itens, visando a construção dos índices e vocabulários de termos.
O Módulo Pesquisa é constituído de duas modalidades, a Simples e a Combinada. A pesquisa simples possibilita a consulta por categoria do plano de classificação, tipo de descritor, data específica, data limite, número de processo, caixa e assunto. A pesquisa combinada possibilita o cruzamento do plano de classificação com os descritores, com a data, com o assunto e os descritores com a data e ainda o assunto com a data.
O Módulo de Relatórios está em fase de elaboração. Os relatórios servirão às atividades de administração do acervo e também para a emissão de certidões para os consulentes e munícipes. Planeja-se para a 2ª fase deste projeto a mudança do software originário Access para o Mysql, um software livre, visando a disponibilização do banco de dados na Internet de uma maneira mais compatível e otimizada com os recursos tecnológicos atualmente disponíveis.
O Sistema de Registro, Controle e Acesso ao Acervo (SIRCA) apresenta um módulo de cadastramento compatível com as séries documentais determinadas por um plano de classificação que é o eixo do sistema, um módulo de pesquisa interna e outro de saída de relatórios.